[Contenidos] Notion: manual y plantillas para controlar tu estrategia de contenidos en un único lugar

Manual actualizado el 10 de enero de 2022.

Hay muchas herramientas (llevo 400 en mi directorio), pero Notion es la mejor que puedes probar este nuevo año (y es gratuita). Te vendrá muy bien para casi cualquier cosa porque combina elementos de texto con bases de datos y tiene un montón de ventajas al aplicar sus funcionalidades a la estrategia de contenidos.

Qué es Notion y por qué utilizarlo

Notion es un espacio de trabajo todo en uno en el que gestionar bases de datos, tableros y calendarios, pero también notas, tareas y recordatorios, tanto individualmente como en un equipo de forma colaborativa.

Es una herramienta para organizar todo tipo de información, como libros, apuntes, viajes, rutinas personales, CRM, procesos de trabajo… Por eso se suele decir que ayuda a mejorar la productividad.

Con Notion puedes centralizar en un único lugar tanto tu vida personal como la profesional. Te ayudará a conseguir tus retos y objetivos de una forma organizada y eficiente.

Para eso tendrás que dedicar un tiempo a estructurar todo lo que quieres hacer (o aprovechar alguna plantilla predefinida), pero, una vez lo tengas planificado, verás que es muy sencillo acostumbrarse a utilizarlo para cualquier cosa y en todo momento (tiene apps para ordenador y móvil, además de su versión web).

Por qué usar Notion para tus contenidos

Olvídate de tener que utilizar varias herramientas y recordar dónde has guardado algo: con Notion está todo en el mismo lugar. Esto resulta ser la mejor forma de sacar adelante y con éxito una estrategia de contenidos porque podrás:

• Coordinar todas las tareas (propias y del equipo interno o externo) de forma fácil y rápida, con listas o calendarios.
• Evitar errores, retrasos y ediciones innecesarias al detallar quién hace qué, cómo y cuándo y mostrarlo visualmente de diferentes formas.
• Mejorar la eficiencia de los procesos, lo que contribuye a conseguir antes los objetivos y documentar los pasos que se han dado para ello.

Está todo en el mismo lugar

Puedes realizar directamente en Notion todas las tareas de gestión del ciclo de vida del contenido: apuntar ideas, recopilar la documentación, asignar responsables de cada etapa, desarrollar los contenidos, compartir documentos, comentar versiones, validar borradores, visualizar el plan y calendario…

Gracias a su API, puedes publicar en canales externos como son las redes sociales. Además, aprovechando que las páginas pueden ser públicas, crear una web (o blog), compartir la información que has recopilado para enviar tu newsletter (content curation) o el guión de tu podcast para un invitado.

Con todo en el mismo lugar, es más fácil coordinar las tareas y evitar errores por duplicidad de documentos o versiones desactualizadas.

Es fácil y rápido planificar contenidos

Si utilizas WordPress, Notion te será más fácil de utilizar de lo que parece. Lo mismo que si conoces Excel, Word o Drive. Tómatelo como el nuevo espacio que te ahorrará tiempo en cuanto empieces a utilizarlo para planificar tus contenidos porque te resultará muy fácil y rápido entrar en Notion y mantener el plan actualizado. Ganarás en eficacia, ¡ya lo verás!

Planificar los contenidos es tan sencillo como rellenar un formulario con autocompletar gracias a los menús desplegables y checkboxes.

La primera impresión puede asustar a los que no están acostumbrados a empezar con una hoja en blanco, pero es precisamente su simplicidad la que hará despertar tu imaginación y querer probar nuevos usos. Pasados unos minutos comprenderás sus posibilidades y acabarás viendo muchas más al cabo de unos días, lo mismo le pasará a tu equipo en cuanto lo utilicen a diario para hacer el seguimiento de los proyectos.

Hay plantillas prediseñadas para empezar ya mismo

Una plantilla es una página que se puede duplicar y empezar a utilizar rápidamente porque ya tiene toda la estructura interna preparada para ser llenada al momento (algunas también incluyen datos de muestra como ejemplo).

Te evita tener que pensar en cuál es la mejor manera de organizar lo que quieres hacer, así que te ahorra tiempo porque te ayuda a conseguir resultados antes sin errores de configuración.

Beneficios individuales y para equipos

Hay pocas herramientas tan completas como Notion y que, además, sean gratuitas. Con su versión personal no hay (casi) límites de uso, aunque sí algunas restricciones que, en general, no te afectarán demasiado si utilizas la cuenta para gestionar tu vida privada y profesional (siempre puedes ampliarla a la personal pro que, por cierto, es gratuita para uso académico).

Además, si necesitas gestionar los contenidos de tu empresa, puedes utilizar la versión team o enterprise y asignar permisos para colaborar interna o externamente en alguna tarea de la estrategia de contenidos.

Así, el seguimiento es más sencillo porque todos tienen acceso a la información y cada persona actualiza las tareas en las que está trabajando de forma individual.

Tienes los detalles de qué incluye cada plan en la web de Notion.

Cómo utilizar Notion en tu estrategia de contenidos

El uso principal es gestionar por completo el ciclo de vida del contenido, es decir, crear una base de datos para conocer el estado de todas las piezas.

Pero hay otras formas de aprovechar Notion en tu estrategia de contenidos, tanto sus funcionalidades de editor de textos como por sus bases de datos y las listas de tareas.

Crear y alojar tu web (Notion como CMS)

Hay servicios que permiten usar Notion para alojar tu web, blog o revista y usarlo como CMS o extender sus funcionalidades, por ejemplo para crear formularios, visualizar de forma gráfica los datos, añadir estadísticas o alojarlo en un dominio propio. Algunas opciones populares son Super.so y Fruition (tienes muchos más en la versión PDF o Kindle de este manual).

Esbozar piezas de contenido (Notion para copywriting)

Las páginas de Notion están en blanco para que las puedas llenar con tus contenidos: solo has de escribir y añadir imágenes, igual que harías en Word. Si la página es pública, sería como si estuvieses publicando directamente como harías en WordPress; si no, puedes considerarla un esbozo y compartirla para que otros la editen o dejen sus comentarios.

Puedes preparar la estructura jerárquica (titulares, destacados), indicar las llamadas a la acción y hasta contar palabras (el cálculo está al final de la configuración de la página, en el menú superior) de todo tipo de piezas: páginas web, landings, posts, newsletters, guiones de vídeos o podcasts, contenidos sociales…

Además, puedes crear plantillas para cada uno de los formatos que utilices de manera que no te dejes nada y siempre tengan la misma estructura.

Publicar en redes sociales (Notion para community management)

La API de Notion está en beta desde mediados de 2021, pero ya es posible utilizarla para publicar contenido en redes sociales a partir de las filas de una base de datos.

También se puede automatizar con Automate.io (comprada por Notion), Zapier o Integromat de manera que se creen nuevas filas con menciones o publicaciones relevantes.

Guardar enlaces (Notion para content curation)

Notion es un buen el lugar en el que clasificar y guardar los enlaces que te interesen y etiquetarlos, como harías con una herramienta de marcadores sociales, con el añadido de poder destacar frases relevantes.

Si utilizas su web clipper lo tendrás muy fácil para empezar porque te creará una base de datos automáticamente para conservarlos. Puedes partir de ella para personalizar y añadir los campos que necesites.

Ver el calendario editorial

Las piezas de contenido de la base de datos se pueden mostrar como calendario de manera que resulta muy sencillo visualizar qué toca publicar en cada canal.

Es la funcionalidad más fácil de vincular con la estrategia de contenidos, aunque también la vista de tablero sirve para conocer el estado en que se encuentra cada pieza y así valorar si se llegará a tiempo para publicarla.

Mis plantillas de Notion para tus contenidos

Notion proporciona muchas plantillas y hay muchas más en el mercado, algunas gratuitas y otras de pago. Cambiar de plantilla una vez has empezado a llenar sus bases de datos puede ser imposible según cómo estén configuradas: prueba varias hasta encontrar la que mejore responde a tus necesidades.

Si ya usas Notion, aún no te habías decidido a probarla o es la primera vez que oyes de su existencia, he preparado dos plantillas para que te sea muy fácil utilizar esta herramienta de productividad para gestionar tus contenidos.

Plantilla plan de contenidos y calendario editorial

He preparado una plantilla muy fácil de usar, compatible con la versión gratuita de Notion: solo tienes que duplicarla y empezar a utilizarla utilizando los menús desplegables para rellenar la información de las piezas de tu estrategia para visualizar tu plan de contenidos y calendario editorial.

Plantilla todo en 1 para tu estrategia de contenidos

Para controlar tu estrategia de contenidos en el mismo lugar, he preparado una plantilla todo en 1 que incluye el plan y calendario pero también plantillas adicionales para DAFO, lista de medios, customer journey, keyword research, briefing, documentación… Sí, todo esto y mucho más en el mismo lugar y con la cuenta gratuita de Notion. Tienes los detalles y alguna captura para que te hagas una idea en Gumroad.

Manual de Notion en PDF

En Gumroad he dejado una versión maquetada de este manual con algunos enlaces adicionales a plantillas y a recursos, además de una explicación general sobre las funcionalidades de Notion.

Manual de Notion en Amazon Kindle

Si lo prefieres, puedes descargar el manual completo de su funcionamiento y la aplicación a tus contenidos en Kindle (incluido en Kindle Unlimited).